سيستمهاي اطلاعاتي در سازمانهاي امروز نقشي فراتر از تسهيل فرايندها و اتوماسيون اداري بعهده گرفته اند. اين سيستمها در شرايط مناسب توانسته اند بازوي قدرتمند سازمان براي تحقق استراتژیها و اهداف خود باشند. علاوه بر ارزش استراتِژيک اين سيستمها در خلق مزيت رقابتي، روند تحولات در عوامل محيط عمومي نيز سازمانها را ناگزير از حرکت در مسير توسعه و تعالي سيستمهاي اطلاعاتي خود مي نمايد . فرجام موفق براي اين حرکت انتقالي زماني ميسر خواهد بود که سازمان از آمادگي لازم براي برنامه ريزي راهبردي سيستمهاي اطلاعاتي يکپارچه برخوردار باشد.
ازآنجا که طراحي و استقرار يک سيستم اطلاعاتي يکپارچه در سازمان سرمايه گذاري نسبتا بالايي را مي طلبد، لزوم تهيه يك طرح تحقيقاتي اوليه جهت برآورد شرايط جاري سازمان از حيث ميزان آمادگي براي برنامه ريزي جامع سيستم اطلاعاتي بديهي مي نمايد. نتيجه چنين مطالعه اي مي تواند طراحي هدفمند و متناسب با شرايط سازماني اين سيستم و در نهايت پرهيز از هدررفت منابع سازمان باشد. طرح سنجش ميزان آمادگي دانشگاه فردوسي براي استقرار سيستم اطلاعاتي يکپارچه بر اساس چنين ضرورتي پيشنهاد مي شود و در حقيقت پيش نياز و فاز صفر "طرح جامع برنامه ريزي راهبردي سيستمهاي اطلاعاتي دانشگاه فردوسي مشهد" مي باشد. اجراي اين فاز مسير حرکت طرح اصلي را همسو با شرايط سازماني در دانشگاه فردوسي مشخص خواهد کرد.
اهميت اين موضوع باعث شده تا تحقيقاتي بسياري به تبيين پيش شرطهاي پياده سازي موفقيت آميز اين سيستمها در سازمان اختصاص يابد. ادبيات موضوعي اين تحقيقات در ابتدا بيشتر متمرکز بر مفاهيمي همچون اهميت دادن به دانش و تحليل هاي تجاري در تدوين برنامه ريزي راهبردي Is ، تاکيد بر وجود تعهد و پشتيباني مديريت ارشد سازمان در کليه مراحل اين پروژه ها و شناخت مشخصات و اهداف منحصر بفرد سازمان و تدوين برنامه راهبردي IS بر آن اساس متمرکز بود و اين موارد را بعنوان الزامات قطعي براي بهره گيري از سيستمهاي اطلاعات به عنوان يك مزيت رقابتي پايدار مطرح مي کرد.
در تحقيقات بعدي گرايش به تعيين معيارها و استانداردهاي جزئي تر و دقيق تر توسعه يافت و دامنه وسيعي از شاخصهاي تعيين کننده آمادگي سازماني براي استقرار سيستمهاي اطلاعاتي استراتِژيک معرفي شد. بخشي از اين شاخصها به درستي به ارزيابي آمادگي محيط بيروني سازمان در اين زمينه اختصاص يافته که نقش متغيرهاي خارج از کنترل سازمان در شکست يا موفقيت برنامه هاي راهبردي IS را تاييد تاکيد مي کند. از اين دسته متغيرها موارد زير بيشتر مورد تاکيد گرفته است:
عوامل تعيين کننده آمادگي محيط خارجي سازمان براي برنامه ريزي راهبردي سيستمهاي اطلاعاتي
- توسعه مناسب زير ساختهاي فناوري اطلاعات و به بيان کلي آمادگي محيط تکنولوژيکي
- وجود تنظيمات و تمهيدات قانوني مناسب
- تشويق و حمايت دولتي از توسعه خدمات فناوري محور
- وضعيت صنعت و ساختار بازار ، شرايط محيط کسب و کار بويژه شرايط نيروهاي رقابتي
- حساسيت ذينفعان
- شرايط اقتصادي به ويژه روند خصوصي سازي
- ميزان اثرپذيري سازمان از پديده جهاني شدن
علاوه بر اين، تعداد زياد ديگري از اين شاخصها نيز به سنجش آمادگي محيط داخلي سازمان مي پردازند که تحقيق حاضر نيز با توجه به اينکه تنها اين دسته از متغيرها در حوزه تاثير و کنترل سازمان مورد مطالعه قرار دارند به برآورد وضعيت آنها متمرکز خواهد شد. در ميان اين دسته شاخصها بر عوامل زير بيشتر تاکيد شده است: ساختار فرهنگي – اجتماعي موجود و...
- عوامل تعيين کننده آمادگي محيط داخلي سازمان براي برنامه ريزي راهبردي سيستمهاي اطلاعاتي
- ساختارسازماني ، مديريت و رهبري عالي سازمان
- استراتِژيها، ارزشهاي محوري، اهداف و سياستهاي سازماني
- متغيرهاي فرهنگ سازماني از جمله باور و گرايش عمومي در سازمان براي تغيير روالهاي معمول انجام کار
- مديريت پروژه مناسب
- حساسيت ذينفعان
- توان فني و ظرفيتهاي سخت افزاري و ارتباطاتي براي طراحي فيزيکي و پيشبرد مديريت عملياتي سيستم
- توان نرم افزاري به ويژه کارآمدي ابزارهاي هماهنگي، سيستم هاي ترفيع و پاداش موثر و وجود برنامه هاي ارزيابي عملکرد مستمر
- منابع مالي و انساني
- زير ساخت هاي موجود توليد و توزيع دانش در سازمان
- نگرشها ، مهارتها و انتظارات افراد
- فرايند ها و فرايند گراييمديريت ارتباط با صنايع و....
بسته به زمينه فعاليت هر سازمان بخشي از اين شاخصها در آن از اهميت بيشتر و اولويت نسبي برخوردار مي گردند. با توجه به اين که دانشگاهها از جمله سازمانهاي ارائه دهنده خدمات توليد و توزيع دانش به جامعه مي باشند ، گروهي از عوامل مطرح شده از وزن بيشتري در تعيين ميزان آمادگي دانشگاه براي برنامه ريزي راهبردي سيستمهاي اطلاعاتي برخوردارند که انتخاب و مطالعه خواهند شد.
اما در چگونگي انجام اين امر ملاحظاتي وجود دارد. از جمله اين ملاحظات مهم ودر خور توجه در فرايند برنامه ريزي جامع سيستم هاي اطلاعاتي درسازمان، عدم وجود يک نسخه تجويز شده کلي مي باشد. به عبارتي مدل يا چهارچوب طراحي، توسعه ويا يکپارچه سازي سيستمهاي اطلاعاتي موجود در هر سازمان به شدت به قابليتها و نيز شرايط ساختاري يا فرهنگي هر سازمان وابسته است . بر اين اساس در پروژه حاضر، پس از مرور و بررسي مباني نظري مرتبط، مولفه ها و شاخص هاي ارزيابي ميزان آمادگي و قابليت هاي سازماني دانشگاه فردوسي احصاء و سپس مورد سنجش و ارزيابي قرار خواهد گرفت. تا با بهره گيري ازآن بتوان در ساير مراحل برنامه ريزي راهبردي سيستمهاي اطلاعاتي از رويکردها و متدولوژيهاي متناسب با شرايط دانشگاه استفاده کرد.
- ارتقاء سطح آگاهي مديران از ارتباط عميق ميان موفقيت برنامه ريزي راهبردي سيستمهاي اطلاعاتي و شرايط محيط داخلي سازمان و افزايش حساسيت آنان نسبت به اين شرايط.
- iتشخيص چهارچوب مفهومي مناسب براي طراحي و پيشبرد فازهاي بعدي مطالعات راهبردي سيستمهاي اطلاعاتي يکپارچه در دانشگاه فردوسي متناسب با سطح آمادگي دانشگاه اين اهداف از طريق پيگيري اهداف فرعي چندي دنبال خواهد شد ازجمله::
- شناسايي نواقص و نارساييهاي موجود در مسير برنامه ريزي راهبردي سيستم هاي اطلاعاتي و ارائه راهکارهاي عملي مناسب براي رفع آن
-
شناسايي وضعيت فعلي دانشگاه در شاخصهاي مختلف سنجش آمادگي
-
تعيين نقاط قوت و ضعف دانشگاه در اين رابطه
1- هدفمندکردن فازهاي بعدي پروژه راهبردي IS دانشگاه و درنتيجه صرفه جويي در سرمايه هاي مصروفه
2- فراهم سازي بستر مناسب برنامه ريزي براي تحول زير ساخت هاي موجود فن آوري اطلاعات در دانشگاه با شناخت خلاء هاي ساختاري، فني و انساني موجود
3- تعديل انتظارات کاربران و تسهيل پذيرش سيستم
4- توسعه آگهانه و متناسب با شرايط سيستمهاي اطلاعاتي در هر يک از حوزه هاي فعاليت دانشگاه و...
پروژه با اهداف فوق الذکر در چند مرحله و بصورت زير انجام خواهد گرديد:
مطالعه تجارب داخلي و بين المللي در خصوص درک روند هاي فعلي کسب وکار مبتني بر سيستم هاي يکپارچه اطلاعات مديريت بويژه در محيط هاي دانشگاهي و معرفي بهترين روشهاو تجارب Best practices بمنظور افزايش آگاهي و شناخت ضرورت و اهميت کاربرد هاي آن در دانشگاه.
تعيين واحصاء عوامل مؤثر جهت ارزيابي آماد گي سازمان جهت همراستايي راهبرد هاي كسب و كار و استراتژي فناو ري اطلاعات از طريق برر سي ادبيات موضوع با هدف ارائه مدل مناسب براي ارزيابي و سنجش ميزان آمادگي دردانشگاه
بررسي و مطالعه اسناد فرادستي شامل استراتژي ها، برنامه ها، منابع مالي وبودجه فعلي دانشگاه، و برقراري ارتباط با سيستمهاي اطلاعاتي و واحد هاي مختلف دانشگاه
طراحي مدل و روش مناسب براي ارزيابي ميزان آمادگي
انجام ارزيابي و سنجش وضع موجود براساس شاخص هاي ذيربط
ارائه و پيشنهاد چهارچوب مفهومي مناسب براي طراحي و پيشبرد فازهاي بعدي مطالعات راهبردي سيستمهاي اطلاعاتي يکپارچه در دانشگاه متناسب با سطح آمادگي آن
ارائه گزارش نهايي پروژه به دانشگاه
