اهداف
سازمانها براي تحقق اهداف و اجراي موفقيتآميز راهبردهاي خود نيازمند نظام ارزيابي عملكرد و سيستم اثربخشي كنترل استراتژيك ميباشند. اين نظام مشتمل بر سازوكارهاي كنترل اطلاعات و رفتار است كه متناسب با اهداف و راهبردهاي كلان طراحي ميشود.
در نظام ارزيابي عملكرد سنتي، وضع اهداف كلان و استراتژيك گام نخستين اين فرايند است، سپس با اجرايي شدن برنامهها، عملكرد واقعي با استانداردهاي مطلوب و از پيش تعيين شده مقايسه شده و ميزان تحقق اهداف آشكار ميشود. در رويكرد نوين ارزيابي عملكرد، سازمانها از يك نظام پويا و تعاملي سود ميجويند كه در آن پايش مستمر محيط و تغييرات آن مديران را در شناخت عملكرد مورد انتظار براي پاسخگويي به محيط كمك كرده و زمينه اصلاح را فراهم ميآورد.
كاركرد نظام ارزيابي عملكرد در كنترل رفتار سازمان، ايجاد و حفظ تعادل بين فرهنگ سازماني، سيستم پاداش و پرداخت، تعيين اولويتها، وضع اهداف كوتاه مدت و حداقل كردن رفتارهاي غير سازنده كاركنان در محيط كار است. لازم به ذكر است كه سازمانهاي برخوردار از فرهنگ قوي نياز كمتري به تعيين حد و مرزها در قالب مقررات و رويههاي كاري دارند و در چنين شرايطي اهداف و راهبردها به سهولت مورد پذيرش كاركنان قرار گرفته و ضرورت نظارت مستمر بر رفتار به حداقل ميرسد. چنين شرايطي تلاش مديران را معطوف به تحقق اهداف مهم كرده و در نهايت همه ذينفعان از جمله كاركنان از منافع آن بهرهمند ميشوند.
معاونت طرح و برنامه دانشگاه فردوسي مشهد اميدوار است با تدوين برنامه استراتژيك دانشگاه و دستيابي به اهداف و برنامههاي عملياتي تمام واحدهاي ستادي و دانشكدهها، امكان طراحي و استقرار نظام ارزيابي علمي و مبتني بر اطلاعات واقعي فراهم آيد تا آن زمان و به منظور فراهم سازي مقدمات چنين شرايطي حداقل تلاش ممكن شناسايي شاخصهاي عمومي و اختصاصي براي ارزيابي واحدهاست كه معاونت طرح و برنامه در صدد تدوين آن برآمده است.
ضرورت اجرا
واحدهاي اجرايي اعم از وزارتخانهها، سازمانها، موسسات و شركتهاي دولتي به عنوان واحدهاي صف و ستاد از طرف قانون گذار براي انجام وظايف دولت ايجاد گرديدهاند و بنابراين در قبال وظايف، مسئوليتها و منابع در اختيار ملزم به پاسخگوئي ميباشند. ارزيابي عملكرد يكي از مهمترين فرآيندهاي راهبردي است كه ضمن ارتقاء پاسخگوئي، ميزان تحقق اهداف و برنامههاي هر سازمان را نيز مشخص ميكند.
ارزيابي ، فرآيندي است كه به سنجش (اندازهگيري) ارزشگذاري و قضاوت در خصوص عملكرد واحد يا فرد، طي دورهاي معين ميپردازد. شاخص، مشخصهاي براي سنجش عملكرد و تعيين استاندارد مورد انتظار آن ميباشد. جهت اجراي فرآيند ارزيابي، ضروري است تا ابتدا رسالت، اهداف و وظايف كلان واحد تعيين گرديده و سپس شاخصهاي ارزيابي عملكرد و استاندارد هر يك از آنها تدوين شوند. ارزيابي شونده را بايد در ابتدا از انتظارات آگاه نموده و سپس در انتهاي دوره ارزيابي، از عملكرد واقعي، سنجش به عمل آورد و در انتها آن را با استانداردها مقايسه نمود. با سنجش و ارزشگذاري نمودن عملكرد واقعي در قالب شاخصهاي تدوين شده ميتوان بر مبناي مدلي خاص مبناي قضاوت، امتيازبندي و رتبهبندي دانشكده و معاونتهاي مختلف را نيز مهيا نمود. در نهايت ضروري است تا نتايج ارزيابي و نقاط قوت و ضعف و راهكارهاي مناسب را به اطلاع ارزيابي شونده رساند، تا عملكرد خود را بهبود بخشد.
مراحل انجام و گردش کار
رسالت، ماموريتها، اهداف كلان و راهبردهاي واحد اجرائي (معاونتها و دانشكدهها) كه از منابع مختلفي قابل استخراج است، بايد در قالب يك مجموعه جامع و كامل به صورت يك بانك تدوين گردد. چشم انداز و تعيين اهداف اعم از بلند مدت و كوتاه مدت و عمليات اجرائي هر معاونت يا دانشكده بايد در راستاي رسالتها و اهداف كلان و راهبردي دانشگاه تهيه شده باشد و تلاش مسئولين نيز معطوف به دستيابي به آنها باشد.
- تدوين و تنظيم شاخص هاي ارزيابي عملكرد
-
شاخصها بايد در ارتباط با حوزههاي حساس و كليدي عملكرد واحد باشد.
-
حيطه شاخص بايد جامع و مانع باشد. بدين معني كه تمام مصاديق شاخص را پوشش داده و مانع تداخل حيطه مصاديق ساير شاخصها شود.
-
شاخص بايد بصورت شفاف، ساده و واضح در جملات كوتاه بيان و از بكار بردن لغات و جملات نامفهوم و نارسا خودداري شود.
-
شاخصها بايد بگونهاي باشند كه امكان سنجش آنها به سادگي امكانپذير باشد.
-
برداشت افراد مختلف از مفهوم يك شاخص يكسان، و نياز به توضيح نداشته باشد.
-
شاخصها بايد عيني باشند و از بكار بردن مفاهيم ذهني و انتزاعي در آنها خودداري گردد.
-
شاخصهاي تعريف شده بايد علاوه بر عملكرد كمي، توانايي تعريف و تدوين عملكرد كيفي واحد را در قالب متغيرهاي كمي نيز داشته باشند.
-
تعداد شاخصهاي تدوين شده براي يك واحد نبايد خيلي زياد و يا خيليكم باشد.
با در نظر گرفتن معيارهاي فوق، شاخصها در دو بعد عمومي و اختصاصي تعيين و عملكرد واحد براساس آن مورد سنجش قرار ميگيرد. بعد عمومي، توانمندسازي را در هر سازمان مورد ارزيابي قرار ميدهد و بايد در تمام واحدها يكسان باشد. بعد اختصاصي با توجه به ماهيت وظايف و اهداف هر يك از واحدها تعيين ميشوند. اين بعد در واقع نتايج عملكرد واحد را مورد ارزيابي قرار ميدهد و مختص يك واحد خاص ميباشد و ارتباط مستقيمي با سياستها، برنامهها، اهداف و وظايف آن واحد دارد.
- تعيين ضرايب اهميت نسبي ابعاد، محورها و شاخصهاي ارزيابي
همانگونه كه مشخص است عوامل متعددي در رسيدن به اهداف سازمان مؤثر هستند وليكن ميزان اهميت اين عوامل از اولويت يكساني برخوردار نمي باشند. به اين ترتيب شاخصهايي كه جهت سنجش ميزان دستيابي به اهداف مورد استفاده قرار مي گيرند نسبت به يكديگر از اهميت متفاوتي برخوردارند. پس از انجام مرحله اول و تدوين شاخصها، ضرايب اهميت نسبي محورها و شاخصهاي ارزيابي تعيين ميگردد. بدين منظور و با توجه به بررسي انجام شده در تعيين ضرايب، از فرآيندهاي تحليل علمي كه بيش از ساير روشها در علم مديريت بكار گرفته ميشوند، استفاده ميگردد.
-
تعيين استانداردهاي عملكردي شاخصها
براي ايجاد نيروي حركتي در سازمان جهت دستيابي به اهداف، به گونه اي كه بطور مستمر در طول دوره ارزيابي وضعيت سازمان رو به بهبود پيش برده شود لازم است توقعات سازماني در قالب تعيين استانداردي براي شاخصها تعيين گردد. با اتخاذ راهكار در دستيابي مستمر به اين استانداردها در دوره هاي ارزيابي، كسب اهداف مورد انتظار را تضمين مي كند. لذا با تعيين استانداردهاي عملكردي براي شاخصها، مي توان ميزان فاصله (مثبت يا منفي) واحد را با وضعيت پيش بيني شده برنامه اي در هر شاخص مشخص كنيم. استاندارد عملكرد هر واحد از طريق اهداف تعريف شده واحد براي دوره ارزيابي قابل استخراج و تعيين است. به هر حال استانداردها بايد واقع گرايانه، منطقي و با توجه به امكانات و الزامات تعيين گردند.
-
سنجش (اندازهگيري) عملكرد واقعي
-
مقايسه عملكرد با استاندارد هر شاخص
-
تهيه گزارش تحليلي
-
اقدام اصلاحي
محدوده کاربرد
