گزارش اهم فعاليتهاي انجام شده در سال 1388 در محورهاي تدوين برنامه راهبردي، مستندسازي و بهبود فرآيندها، بهره‌وري و تحول اداري، ارزيابي عملكرد، آموزش و بهسازي منابع انساني، تشكيلات، نظام پيشنهادها، بودجه، و آمار و اطلاعات و ساير كارهاي انجام شده تقديم مي‌گردد.

تدوين برنامه راهبردي دانشگاه:

1- برگزاري 4 جلسه شوراي راهبردي جهت بررسي و تأييد اهداف کلان دانشگاه.

2- تهيه، بررسي و تاييد گزارش‌هاي فاز دوم پروژه شامل:

* تبيين انتظار ذينفعان دانشگاه

* تبيين وضع موجود حوزه دانشجويي و فرهنگي دانشگاه.

3- برگزاري جلسات هماهنگي با معاونت‌هاي دانشگاه به منظور اصلاح و تکميل گزارش‌هاي فاز دوم مربوط به هر معاونت.

4- تاييد گزارش‌هاي فاز دوم پروژه شامل:

* تبيين وضع موجود چشم‌انداز، ماموريت، اهداف، نظام مديريت و ساختار سازماني دانشگاه

* تبيين فرآيندهاي اصلي دانشگاه

* بررسي محيط بيروني دانشگاه

* تبيين وضع موجود نظام پژوهشي دانشگاه

* تبيين وضع موجود روابط عمومي و همكاريهاي بين‌المللي دانشگاه

* تبيين وضع موجود نظام مديريت منابع انساني دانشگاه

* تبيين وضع موجود حوزه مالي در دانشگاه

* تبيين وضع موجود نظام آموزشي دانشگاه

5- تاييد چشم‌انداز، مأموريت، ارزشهاي محوري و اهداف كلان دانشگاه.

6- ارائه گزارش تدوين سند چشم‌انداز، مأموريت، ارزش‌هاي محوري و اهداف کلان دانشگاه در شوراي عمومي دانشگاه توسط مدير پروژه.

7- تهيه ليست پيشنهادي عوامل داخلي (نقاط قوت و ضعف) و عوامل خارجي (فرصتها و تهديدهاي) دانشگاه و ارائه به اعضاي شوراي راهبردي جهت بررسي و اظهار نظر، جمع‌آوري و انجام اصلاحات لازم.

8- برگزاري جلسه شوراي راهبردي جهت تشريح چگونگي امتيازدهي به فرمها و جداول عوامل داخلي و خارجي و بحث و بررسي توسط اعضاي شورا.

9- جمع‌آوري فرم‌ها و جداول تكميل شده امتيازدهي به عوامل داخلي و خارجي از اعضاي شوراي راهبردي و جمع‌بندي آن‌ها.

10- تهيه، بررسي و تاييد گزارش فاز چهارم پروژه با عنوان ماتريس‌هاي تجزيه و تحليل اطلاعات محيط داخلي و خارجي.

11- تهيه پيش‌نويس اوليه استراتژي‌هاي اصلي و وظيفه‌اي دانشگاه، ارائه آن به اعضاي شوراي راهبردي جهت بررسي و اظهار نظر و جمع‌آوري نظرات اعضا.

12- ارائه و بررسي نظرات اعضا در مورد استراتژي‌هاي اصلي و وظيفه‌اي دانشگاه در جلسه شوراي راهبردي و جمع‌بندي آنها.

13- تهيه پرسشنامه اولويت‌بندي استراتژي‌هاي كلان دانشگاه و برگزاري جلسه شوراي راهبردي جهت تشريح چگونگي تكميل آن.

14- جمع‌آوري پرسشنامه‌هاي تكميل‌شده مربوط به اولويت‌بندي استراتژي‌هاي كلان دانشگاه و جمع‌بندي آنها.

15- برگزاري چندين جلسه شوراي راهبردي جهت بحث و بررسي اولويت‌بندي استراتژي‌هاي كلان دانشگاه و بحث درباره برنامه‌هاي عملياتي.

16- ارسال برنامه‌ها و اقدامات اجرايي براي اعضاي شوراي راهبردي جهت بررسي و اظهارنظر و جمع‌آوري نظرات.

17- شركت در چهارمين كنفرانس بين‌المللي مديريت استراتژيك (26 و 27 دي‌ماه).

مستندسازي و بهبود فرآيندهاي دانشگاه:

1- وضعيت دريافت فرم‌هاي پايش خدمت به تفکيک حوزه‌ها مطابق با جدول زير مي‌باشد:

* هر پايشگر موظف است هفته‌اي يكبار حوزه مربوطه را پايش نموده و تصوير فرم تكميل شده پايش را براي معاونت طرح و برنامه ارسال نمايد.

2- وضعيت تشکيل کميته‌هاي تخصصي بهبود در سطح دانشگاه مطابق با جدول زير مي‌باشد:

3- وضعيت تهيه و تصويب مستندات به تفکيک حوزه‌ها مطابق با جدول زير مي‌باشد:

4- وضعيت بهبود فرآيندهاي منتخب به تفکيک حوزه‌ها مطابق با جدول زير مي‌باشد:

5- آموزش منابع انساني مطابق با دوره‌هاي زير صورت گرفته است:

بهره‌وری و تحول اداری:

استقرار چرخه بهبود بهره‌وري دانشگاه (دروني):

1- دريافت نظرات اوليه كميته‌هاي فرعي در خصوص تحليل شاخص‌ها.

2- تكميل نواقص مربوط به شناسنامه شاخص‌هاي بهره‌وري دانشگاه.

3- تهيه شناسنامه شاخص‌هاي بهره‌وري دانشگاه.

4- ترسيم نمودارهاي توصيفي شاخص‌هاي مصوب نهايي (221 شاخص و براي هر شاخص 3 نمودار توصيفي).

5- تدوين فصل اول گزارش نهايي شامل كليات، ادبيات موضوع، روش تحقيق، تجزيه و تحليل نتايج و ارائه پيشنهادها.

6- ارسال گزارش نهايی پروژه استقرار چرخه بهبود بهره‌وری (1386-1381) به معاونين محترم دانشگاه.

7- به‌روز رساني گزارش پروژه استقرار چرخه بهبود بهره‌وری از طريق ورود اطلاعات سال 1387.

بهره‌وری و تحول اداری (بيرونی):

1- ارسال اطلاعات 12 شاخص بهره‌وری (1370 الی 1388) به دفتر تحول اداری و بهره‌وری وزارت متبوع.

2- ارسال پروپوزال 8 طرح مطالعاتی مطروحه در معاونت طرح و برنامه به دفتر تحول اداری و بهره‌وری وزارت متبوع.

ارزيابي عملكرد:

ارزيابي عملكرد دانشگاه (بيروني):

1- گردآوري و تدوين اطلاعات مربوط به پرسشنامه وزن‌دهي داده‌هاي شاخص‌هاي اختصاصي ارزيابي عملکرد دانشگاه در سال 1387 و ارسال آن به سازمان سنجش و آموزش كشور.

2- گردآوري و تدوين اطلاعات مربوط به شاخص‌هاي اختصاصي ارزيابي عملكرد دانشگاه در سال 1387 و ارسال آن به مؤسسه پژوهش و برنامه‌ريزي آموزش عالي و سازمان سنجش و آموزش كشور.

3- گردآوري و تدوين اطلاعات و مستندات مربوط به شاخص‌هاي عمومي ارزيابي عملكرد سال 1387 (ويرايش اول، دوم و سوم) و ارسال نهايي آن در تاريخ 4/6/1388 به سازمان سنجش و آموزش كشور.

4- گردآوري و تدوين اطلاعات مربوط به شاخص‌هاي عمومي ارزيابي عملكرد سال 1387 و ارسال آن به استانداري خراسان رضوي.

5- برگزاري جلسه‌اي جهت ارائه مستندات لازم توسط واحدهاي دانشگاه در خصوص شاخص‌هاي عمومي ارزيابي عملكرد سال 1387 به ارزيابان استانداري در تاريخ 28/4/1388.

6- اصلاح و به‌روز رساني نمودارهاي نتايج ارزيابي عملكرد شاخص‌هاي عمومي و اختصاصي جهت نمايش بر روي سايت معاونت با توجه به دريافت نتايج نهايي از استانداري خراسان رضوي در تاريخ 2/6/1388.

7- شركت در سومين كارگاه آموزشي ارزشيابي عملكرد دانشگاه‌هاي کشور برگزار شده توسط سازمان سنجش و آموزش كشور.

ارزيابي عملكرد گروه‌هاي آموزشي:

1- نهايي سازي شاخص‌هاي ارزيابي عملكرد گروه‌هاي آموزشي پس از انجام مشاوره‌هاي لازم.

2- تكميل اطلاعات مورد نياز و پر كردن خلاهاي اطلاعاتي موجود در بانك اطلاعاتي.

3- ارسال يك نسخه از اطلاعات خام (پردازش نشده) به مديران محترم گروه‌هاي آموزشي براي اظهار نظر پيرامون صحت و سقم آن.

4- اعمال اصلاحات مورد نظر مديران گروه‌ها در بانك اطلاعاتي.

5- تهيه نرم افزار مورد نياز پروژه.

6- ورود اطلاعات به نرم‌افزار و دريافت اولين نسخه خروجي.

7- تجزيه و تحليل خروجي نرم‌افزار و كشف اشتباهات موجود در بانك اطلاعاتي.

8- اصلاح بانك اطلاعاتي و آماده‌سازي آن جهت محاسبات و تجزيه و تحليل نهايي.

9- تهيه و ارائه گزارش نهايی سنجش کارايی واحدهای مشابه (1386-1384) در دانشگاه فردوسی مشهد.

آموزش و بهسازي منابع انساني:

1- انتقال واحد آموزش و بهسازي منابع انساني از معاونت اداري و مالي به معاونت طرح و برنامه.

2- انجام طرح مطالعاتی بازطراحی نظام آموزش و بهسازی منابع انسانی (مديران، اعضاي هيات علمي و كاركنان) دانشگاه فردوسی مشهد.

3- تشکيل 20 جلسه کميته آموزش و بهسازی منابع انسانی.

4- برگزاری 453185 نفر- ساعت آموزش (32 دوره آموزشي).

تشكيلات دانشگاه:

1- تهيه و تنظيم نمودار سازماني جديد و شرح وظايف واحدهاي دانشگاه.

2- تدوين تشكيلات تفصيلي و شرح وظايف كاركنان دانشگاه.

3- انجام برخي تغييرات تشكيلاتي از طريق تصويب در هيات رئيسه دانشگاه.

4- تعيين پست‌سازماني براي افراد واجد شرايط و طرح در كميته اجرايي طرح طبقه‌بندي مشاغل.

5- همكاري با كميته اجرايي طرح طبقه‌بندي مشاغل از طريق بررسي و كنترل صورتجلسات به منظور انطباق آن با قوانين و مقررات مربوطه و اعلام موارد مغاير.

6- اصلاح عناوين تعدادي از پستهاي سازماني از طريق طرح در هيات اجرايي تشكيلات و امور نيروي انساني غير هيات علمي.

7- همكاري با مديريت كارگزيني و رفاه از طريق نظارت و كنترل احكام صادره كارگزيني و اعلام موارد مغاير جهت اصلاح اطلاعات در سيستم مديريت نيروي انساني.

8- اطلاع‌رساني شفاف به همكاران دانشگاه در مورد تشكيلات (مانند رشته‌هاي تحصيلي مورد نياز هر شغل).

9- استخراج رشته‌هاي تحصيلي فعال دانشگاه و انطباق آن با گروههاي آموزشي مصوب.

10- برنامه‌ريزي و  اقدام براي تطابق پست و شغل كاركنان.

11- طراحي سيستم تشكيلات و پياده‌سازي آن از طريق مركز اطلاعات و آمار و امور رايانه‌اي دانشگاه.

12- انجام امور جاري تشكيلات (مانند به‌روز نگهداشتن اطلاعات كتابچه تشكيلات، انجام مكاتبات لازم با واحدهاي مربوطه در خصوص رعايت عناوين تشكيلاتي در مكاتبات اداري و ارائه مشاوره به همكاران در خصوص تشكيلات و طبقه‌بندي مشاغل)

نظام پيشنهادها:

كميته نظام پيشنهادها با برگزار نمودن 41 جلسه، 1400 پيشنهاد را بررسي نموده است. از اين ميان 214 پيشنهاد براي ارزيابي ارسال شده كه به 90 پيشنهاد پاداش تعلق گرفته و 25 پيشنهاد نيز قابل اجرا تشخيص داده شده است. از ديگر فعاليت‌هاي اين بخش مي‌توان به موارد زير اشاره نمود:

1- برگزاري دومين همايش نظام پيشنهادهاي دانشگاه فردوسي مشهد، اعطاي هديه و تقديرنامه به پيشنهاد دهندگان و داوران برتر سال 1387.

2- بهينه سازي مستمر و تصحيحات موردي سيستم مكانيزه پذيرش پيشنهادها.

3- رسيدگي و امتياز‌دهي به درخواست‌هاي ارتقاء شغلي دريافت شده از همكاران.

4- ارائه كليه پيشنهادهاي سال هاي 1386، 1387 و نيمه اول سال 1388 به تفكيك حوزه بر روي سايت طرح و برنامه.

5- اسكن نمودن حدود 2000 پوشه نظام پيشنهادها و امحاء كردن آنها.

6- همكاري با ساير دانشگاهها در راه‌اندازي و پياده سازي نظام پيشنهادها.

7- تعيين و اعزام 3 نفر از پيشنهاد دهندگان و داوران نظام پيشنهادها به دومين همايش ملي جايزه نظام پيشنهادها و اولين كنفرانس بين‌المللي نظام پيشنهادهاي كشور.

بودجه

1- تهيه، ارسال و دريافت ابلاغ موافقت‌نامه‌‌ بودجه‌هاي تفصيلي سال 1386 و 1387 و اصلاحيه‌هاي آن از وزارت علوم، تحقيقات و فناوري.

2- ارسال اطلاعات مورد نياز (در زمينه موافقت‌نامه‌‌ بودجه‌هاي تفصيلي) براي سازمان دارايي و ديوان محاسبات استان.

3- تهيه موافقت‌نامه‌هاي بودجه تفصيلي سال 1388 دانشگاه جهت طرح و تصويب در كميسيون دائمي هيأت امناي دانشگاه‌هاي منطقه شمال شرق كشور و بررسي كارشناسي در وزارت علوم، تحقيقات و فناوري.

4- ابلاغ كتبي اعتبارات هزينه‌اي (به تفكيك برنامه) و تملك دارائيهاي سرمايه‌اي سال 1388 هر يك از واحدهاي تابعه دانشگاه به آنها.

5- پيش‌بيني اعتبارات هزينه‌اي (عمومي) و تملك داراييهاي سرمايه‌اي سال 1389 دانشگاه و ارسال به وزارت علوم، تحقيقات و فناوري جهت انعكاس به معاونت برنامه‌ريزي و نظارت راهبردي رئيس جمهور.

6- تكميل فرمهاي سامانه لايحه بودجه جهت بررسي كارشناسان معاونت برنامه‌ريزي و نظارت راهبردي رئيس جمهور و انعكاس در لايحه بودجه سال 1389 كل كشور.

7- درخواست و پيگيري افزايش درآمد اختصاصي سال 1388 دانشگاه و مجتمع آموزش عالي فني و مهندسي قوچان در قالب برنامه از وزارت علوم، تحقيقات و فناوري.

8- پيشنهاد اعتبار براي پروژه‌هاي ملي سال 1388 دانشگاه و ارسال به وزارت علوم، تحقيقات و فناوري.

9- تكميل فرمهاي موافقت‌نامه اصلي تملك دارائيهاي سرمايه‌اي سال 1388 دانشگاه، ارسال به معاونت برنامه‌ريزي و نظارت راهبردي رئيس‌جمهور و دريافت ابلاغ آن.

10- طراحي و اجراي مدل توزيع بودجه تعميرات اساسي و خريد تجهيزات و ماشين‌آلات با هدف افزايش سهم بودجه تجهيزات آزمايشگاهي و كارگاهي در سال 1388.

11- برگزاري 10 جلسه به منظور اتخاذ تصميم در مورد نحوه تخصيص بهينه اعتبار به واحدها.

12- تهيه و ابلاغ تخصيص‌هاي ماهانه كليه واحدهاي دانشگاه اعم از معاونت‌ها و دانشكده‌ها (فصل اول، ساير فصول و تعمير و تجهيز) به معاونت اداري و مالي طي مراحل ذيل:

* گردآوري درخواستهاي واصله از واحدها

* اولويت‌بندي درخواستها جهت تخصيص اعتبار

* ابلاغ تخصيص به معاونت اداري و مالي

* اطلاع‌رساني به واحد در خصوص موارد اختصاص يافته.

13- تهيه گزارش منابع و مصارف دانشگاه به صورت ماهانه پس از انجام تخصيص هر ماه.

14- توزيع تخصيص اعتبار تملك دارائيهاي سرمايه‌اي سال 1388 دانشگاه بين طرحهاي مصوب در دوره‌هاي سه ماهه و ارسال آن به اداره كل خزانه معاونت هزينه و خزانه‌داري كل كشور وزارت امور اقتصادي و دارايي و معاونت برنامه‌ريزي و نظارت راهبردي رئيس‌جمهور و پيگيري جهت دريافت اعتبار.

15- ارسال اطلاعات مربوط به بازنشستگان سال 1388 دانشگاه به وزارت علوم، تحقيقات و فناوري جهت دريافت اعتبار پاداش پايان ‌خدمت.

16- شركت در كارگاه‌هاي آموزشي با موضوع:

* سامانه مبادله موافقت‌نامه (مربوط به مبادله موافقت‌نامه‌هاي هزينه‌اي و تملك دارائيهاي سرمايه‌اي با معاونت برنامه‌ريزي و نظارت راهبردي رئيس‌جمهور)

* سيستم نظارت 4 (مربوط به مبادله موافقت‌نامه‌ تملك دارائيهاي سرمايه‌اي با استانداري خراسان رضوي)

* سومين كنفرانس بين‌المللي بودجه‌ريزي عملياتي

* حسابداري تعهدي.

17- مطالعات اوليه براي پياده‌سازي بودجه‌ريزي عملياتي در دانشگاه.

آمار و اطلاعات:

1-  تهيه سالنامه آماري سال 1386 دانشگاه.

2- تهيه سالنامه آماري سال 1387 دانشگاه.

3- جمع‌آوری اطلاعات دانشگاه جهت تهيه سالنامه آماری سال 1385 و ماقبل.

4- تهيه گزارشات اطلاعاتي مربوط به دانشجويان جاري (نيمسال دوم 1388-1387 و نيمسال اول 1389-1388)، دانشجويان خوابگاهي (سال تحصيلي 1388-1387)، دانشجويان فارغ‌التحصيل (سال تحصيلي 1388-1387)، اعضاي هيات علمي (تيرماه 1387) و كاركنان رسمي، پيماني، روزمزد بيمه‌اي و قرارداد مشخص (تير ماه 1387) براي تهيه سالنامه آماري سال 1388 دانشگاه.

5- همكاري و ارائه آمار مورد نياز به سازمانهاي دولتي شامل:

* موسسه پژوهش و برنامه‌ريزي جهت تکميل فرآيند اتصال پورتال موسسه به بانکهاي اطلاعاتي دانشگاه و ارسال آمار ثبتی دانشجويان، کارمندان و اعضای هيات علمی دانشگاه

* هيات نظارت و ارزيابي فرهنگي و علمي شوراي انقلاب فرهنگي براي تكميل فرمهاي پورتال جمع‌آوري اطلاعات آن

* شهرداري مشهد جهت ساماندهي اطلاعات شهرستان مشهد

* فرمانداري براي تهيه سالنامه آماري شهرستان مشهد

* ديگر سازمانها مانند استانداری جهت ارسال اطلاعات مورد نياز.

6- همكاري در تهيه آمار و اطلاعات با واحدهاي درون دانشگاه شامل:

* واحد ارزيابي

* كميته ساماندهي نيروي انساني براي تهيه جداول و نمودارهاي لازم

* واحد تشکيلات براي اصلاح اسامي رشته‌هاي تحصيلي دانشگاه.

ساير كارهاي انجام شده:

1- انجام امور دبيرخانه‌اي هيات امناي دانشگاههاي منطقه شمال شرق كشور ((

2- حسابرسي عملكرد مالي دانشگاههاي منطقه (عقد قرارداد براي حسابرسي عملكرد مالي سال 1388 دانشگاه، مكاتبه با دانشگاههاي منطقه و درخواست ارسال گزارش در خصوص نحوه رفع ايرادات و نواقص مربوط به عملكرد مالي سال 1386 و مكاتبه با دانشگاههاي منطقه و درخواست ارسال گزارش در مورد ايرادات مطروحه در نامه مديريت مربوط به بررسي عملكرد مالي سال 1387).

3- انجام امور دبيرخانه‌اي جلسات هيات رئيسه دانشگاه (شامل تنظيم صورتجلسات و ابلاغ آن به اعضاي جلسه، انجام مكاتبات براي ابلاغ مصوبات هيات رئيسه برحسب موضوع به معاونين دانشگاه، تهيه و تنظيم فهرست براي مصوبات سال 1387 هيات رئيسه دانشگاه و تكثير شش نسخه از صورت‌جلسات سال 1387 هيات رئيسه دانشگاه براي تجليد و توزيع آن بين اعضاي جلسه).

4- تهيه و توزيع 4 شماره نشريه سامان (شماره33: برون‌سپاري، شماره 34: نظام جامع تضمين كيفيت، شماره 35: آموزش و بهسازی منابع انسانی و شماره 36: عارضه يابی برون سپاری) و 4 ويژه‌نامه آموزشي سامان (شماره 4: تقلب، شماره 5: چند نكته براي آمادگي تدريس در نيمسال آينده، شماره 6: يادگيری گروهی و شماره 7: تدريس موثر در کلاسهای بزرگ).

5- به روز رساني مستمر، بهسازي محتوا و ساختار سايت معاونت طرح و برنامه جهت استفاده كليه دانشگاههاي كشور.

6- شرکت فعال در مسابقه برترين سايت‌های دانشگاه و کسب مقام نخست.

7- انجام طرح مطالعاتی "تعيين و عارضه يابی فعاليتهاي قابل برون سپاری دانشگاه فردوسی مشهد"..

8- همكاري وسيع با مديريت روابط عمومي در تهيه راهنماي جامع دانشگاه.

9- اظهارنظر در مورد آيين‌نامه مديريت دانشگاهها و مؤسسات آموزش عالي (مصوب 1370) و ارسال به معاون محترم وزير و رئيس محترم مركز هياتهاي امنا و هياتهاي مميزه.

10- جمع‌آوري برنامه‌ها و فعاليتهاي انجام شده واحدهاي دانشگاه در زمينه اصلاح الگوي مصرف، جمع‌بندي و ارسال آن به وزارت علوم، تحقيقات و فناوري.

11- شركت در كنفرانسهاي:

* پنجمين كنفرانس توسعه منابع انساني (21 و 22 تيرماه)

* هفتمين كنفرانس بين‌المللي مديريت (28 تا 30 آذرماه)

* دومين كنفرانس بهبود و تحول اداري (14 و 15 بهمن‌ماه).

12- شركت در هفتمين گردهمايي مشترك معاونين اداري و مالي دانشگاهها و مراكز پژوهشي سراسر كشور (28 و 29 بهمن‌ماه)، ارائه كارگاه آموزشي "معرفي مدل تحول در دانشگاهها و مراكز پژوهشي" و دريافت تقديرنامه از معاون محترم اداري و مالي و مديريت منابع وزارت علوم، تحقيقات و فناوري.