در اين گزارش اهم فعاليتهاي انجام شده در شش ماهه اول سال 1388 در محورهاي تدوين برنامه راهبردي، مستندسازي و بهبود فرآيندها، بهرهوري، ارزيابي عملكرد، تشكيلات، نظام پيشنهادها، بودجه و آمار و اطلاعات تقديم ميگردد.
· تدوين برنامه راهبردي دانشگاه:
1- برگزاري 4 جلسه شوراي راهبردي جهت بررسي و تأييد اهداف کلان دانشگاه.
2- تهيه، بررسي و تاييد گزارشهاي فاز دوم پروژه شامل:
* تبيين انتظار ذينفعان دانشگاه
* تبيين وضع موجود حوزه دانشجويي و فرهنگي دانشگاه
3- برگزاري جلسات هماهنگي با معاونتهاي دانشگاه به منظور اصلاح و تکميل گزارشهاي فاز دوم مربوط به هر معاونت.
4- تاييد گزارشهاي فاز دوم پروژه شامل:
* تبيين وضع موجود چشمانداز، ماموريت، اهداف، نظام مديريت و ساختار سازماني دانشگاه
* تبيين فرآيندهاي اصلي دانشگاه
* تبيين وضع موجود نظام آموزشي دانشگاه
* تبيين وضع موجود حوزه مالي در دانشگاه
* تبيين وضع موجود نظام مديريت منابع انساني دانشگاه
* بررسي محيط بيروني دانشگاه
* تبيين وضع موجود روابط عمومي و همكاريهاي بينالمللي دانشگاه
5- تاييد چشمانداز، مأموريت، ارزشهاي محوري و اهداف كلان دانشگاه.
6- ارائه گزارش تدوين سند چشمانداز، مأموريت، ارزشهاي محوري و اهداف کلان دانشگاه در شوراي عمومي دانشگاه توسط مدير پروژه.
7- تهيه ليست پيشنهادي عوامل داخلي (نقاط قوت و ضعف) و عوامل خارجي (فرصتها و تهديدهاي) دانشگاه و ارائه به اعضاي شوراي راهبردي جهت بررسي و اظهار نظر، جمعآوري و انجام اصلاحات لازم.
8- برگزاري يك جلسه شوراي راهبردي جهت تشريح چگونگي امتيازدهي به فرمها و جداول عوامل داخلي و خارجي و بحث و بررسي توسط اعضاي شورا.
9- جمعآوري فرمها و جداول امتيازدهي به عوامل داخلي و خارجي و جمعبندي آنها.
10- تهيه پيشنويس اوليه استراتژيهاي اصلي و وظيفهاي دانشگاه جهت ارائه و بحث و بررسي در شوراي راهبردي توسط تيم پروژه.
· مستندسازي و بهبود فرآيندهاي دانشگاه:
1- وضعيت دريافت فرمهاي پايش خدمت به تفکيک حوزهها مطابق با جدول زير ميباشد:
|
حوزههاي فعال
|
تعداد پايشگران
خدمت |
تعداد فرمهاي پيشبينيشده*
|
تعداد فرمهاي
دريافت شده |
|
|
حوزه رياست
|
دفتر رياست و روابط عمومي
|
1
|
1
|
1
|
|
مديريت همكاريهاي علمي و بينالمللي
|
1
|
20
|
12
|
|
|
گروه امور دانشجويان شاهد و ايثارگر
|
1
|
21
|
18
|
|
|
دفتر نظارت و ارزيابي
|
1
|
1
|
0
|
|
|
معاونت آموزشي و
تحصيلات تكميلي |
مديريت آموزشي
|
1
|
21
|
19
|
|
مديريت تحصيلات تكميلي، دفتر معاونت آموزشي، دفتر هدايت استعدادهاي درخشان، دفتر هماهنگي كميتههاي تخصصي و دفتر امور ايمني و زيستمحيطي
|
1
|
10
|
0
|
|
|
معاونت اداري و مالي
|
مديريت اداري و پشتيباني
|
8
|
4
|
0
|
|
مديريت ساختمانها و تاسيسات
|
1
|
20
|
11
|
|
|
مديريت مالي
|
2
|
8
|
0
|
|
|
دفتر حقوقي
|
1
|
20
|
10
|
|
|
مديريت كارگزيني و رفاه
|
1
|
11
|
3
|
|
|
معاونت پژوهش
و فناوري |
مركز اطلاعات، آمار و امور رايانهاي
|
2
|
30
|
6
|
|
مركز اطلاعرساني و كتابخانه مركزي
|
1
|
4
|
1
|
|
|
معاونت دانشجويي
و فرهنگي |
دفتر معاونت دانشجويي، كميته انضباطي، مركز مشاوره، دفتر ارتباط خانواده
|
2
|
23
|
21
|
|
مديريت فرهنگي و فوقبرنامه
|
1
|
8
|
4
|
|
|
مديريت امور دانشجويي
|
4
|
12
|
4
|
|
|
دانشكدهها
|
دانشكده ادبيات و علوم انساني
|
3
|
24
|
17
|
|
دانشكده الهيات و معارف اسلامي
|
3
|
58
|
17
|
|
|
دانشكده تربيت بدني
|
2
|
29
|
18
|
|
|
دانشكده دامپزشكي
|
3
|
21
|
11
|
|
|
دانشكده علوم
|
2
|
31
|
15
|
|
|
دانشكده علوم اداري و اقتصادي
|
3
|
39
|
14
|
|
|
دانشكده علوم تربيتي و روانشناسي
|
3
|
31
|
13
|
|
|
دانشكده علوم رياضي
|
3
|
9
|
4
|
|
|
دانشكده كشاورزي
|
3
|
39
|
34
|
|
|
دانشكده معماري و شهرسازي
|
1
|
49
|
28
|
|
|
دانشكده منابع طبيعي و محيط زيست
|
1
|
11
|
4
|
|
|
|
3
|
27
|
18
|
|
|
مجموع
|
59
|
582
|
303
|
|
* هر پايشگر موظف است هفتهاي يكبار حوزه مربوطه را پايش نموده و تصوير فرم تكميل شده پايش را براي معاونت طرح و برنامه ارسال نمايد.
2- وضعيت تشکيل کميتههاي تخصصي بهبود در سطح دانشگاه مطابق با جدول زير ميباشد:
|
نام حوزه
|
|
تعداد جلسات
|
ميزان ساعت
|
تعداد نفرات
|
ميزان همكاري
(نفرساعت) |
|
حوزه رياست
|
كميته تخصصي حراست
|
0
|
0
|
0
|
0
|
|
كميته تخصصي مديريت همكاريهاي علمي و بينالمللي و دفتر رياست و روابط عمومي
|
2
|
4
|
2
|
8
|
|
|
كميته تخصصي گروه امور دانشجويان شاهد و ايثارگر
|
2
|
4
|
2
|
8
|
|
|
كميته تخصصي دفتر نظارت و ارزيابي
|
7
|
14
|
3
|
42
|
|
|
كميته تخصصي گزينش
|
0
|
0
|
0
|
0
|
|
|
مجموع
|
11
|
22
|
7
|
58
|
|
|
معاونت آموزشي و تحصيلات تكميلي
|
كميته تخصصي مديريت آموزشي
|
14
|
28
|
5
|
140
|
|
كميته تخصصي مديريت تحصيلات تكميلي، دفتر معاونت آموزشي، دفتر هدايت استعدادهاي درخشان، دفتر هماهنگي كميتههاي تخصصي و دفتر امور ايمني و زيست محيطي
|
5
|
10
|
5
|
50
|
|
|
كميته تخصصي كالج دانشگاه
|
0
|
0
|
0
|
0
|
|
|
كميته تخصصي مركز آموزشهاي الكترونيكي
|
2
|
4
|
3
|
12
|
|
|
مجموع
|
21
|
42
|
13
|
202
|
|
|
معاونت اداري و مالي
|
كميته تخصصي مديريت امور اداري و پشتيباني
|
6
|
12
|
3
|
36
|
|
كميته تخصصي مديريت ساختمانها و تاسيسات
|
15
|
30
|
4
|
120
|
|
|
كميته تخصصي مديريت مالي
|
0
|
0
|
0
|
0
|
|
|
كميته تخصصي دفتر حقوقي
|
2
|
0
|
3
|
0
|
|
|
كميته تخصصي مديريت كارگزيني و رفاه
|
9
|
18
|
3
|
54
|
|
|
مجموع
|
32
|
60
|
13
|
210
|
|
|
معاونت پژوهش و فناوري
|
كميته تخصصي مديريت ارتباط علمي دانشگاه با جامعه و مركز كار آفريني و مالكيت فكري
|
5
|
10
|
3
|
30
|
|
كميته تخصصي مركز اطلاعات، آمار و امور رايانهاي
|
8
|
16
|
3
|
48
|
|
|
كميته تخصصي مديريت پژوهشي - موسسه چاپ و انتشارات
|
5
|
10
|
2
|
20
|
|
|
كميته تخصصي مركز اطلاعرساني و كتابخانه مركزي
|
5
|
10
|
5
|
50
|
|
|
مجموع
|
23
|
46
|
13
|
148
|
|
|
معاونت دانشجويي و فرهنگي
|
كميته تخصصي دفتر معاونت دانشجويي، كميته انضباطي، مركز مشاوره و دفتر ارتباط خانواده
|
10
|
20
|
4
|
80
|
|
كميته تخصصي مديريت تربيتبدني
|
4
|
8
|
3
|
24
|
|
|
كميته تخصصي مديريت فرهنگي و فوقبرنامه
|
15
|
30
|
3
|
90
|
|
|
كميته تخصصي مديريت امور دانشجويي
|
15
|
30
|
3
|
90
|
|
|
مجموع
|
44
|
88
|
13
|
284
|
|
|
دانشكدهها
|
معاونت آموزشي دانشكدهها (12 دانشكده)
|
7
|
14
|
14
|
196
|
|
معاونت اداري و مالي دانشكدهها (12 دانشكده)
|
10
|
20
|
16
|
320
|
|
|
معاونت پژوهشي دانشكدهها (12 دانشكده)
|
8
|
16
|
12
|
192
|
|
|
گروههاي آموزشي دانشكدهها (63 گروه آموزشي)
|
2
|
4
|
10
|
40
|
|
|
مجموع
|
27
|
54
|
52
|
748
|
|
|
جمع كل
|
158
|
312
|
111
|
1650
|
|
3- وضعيت تهيه و تصويب مستندات به تفکيک حوزهها مطابق با جدول زير ميباشد:
|
نام حوزه
|
وضعيت دستورالعملها
|
وضعيت شناسنامههاي فرآيند
|
|||||
|
تعداد دستورالعملهاي موجود
|
تعداد دستورالعملهاي تهيه
شده در جلسه با رابط |
تعداد دستورالعملهاي تصويب
شده در كميته تخصصي |
تعداد فرآيندهاي موجود
|
تعداد شناسنامههاي تهيه
شده در جلسه با رابط |
تعداد شناسنامههاي تصويب
شده در كميته تخصصي |
||
|
حوزه رياست
|
46
|
46
|
46
|
21
|
17
|
15
|
|
|
معاونت آموزشي و تحصيلات تكميلي
|
63
|
63
|
63
|
26
|
24
|
21
|
|
|
معاونت اداري و مالي
|
150
|
150
|
150
|
55
|
52
|
36
|
|
|
معاونت پژوهش و فناوري
|
80
|
80
|
80
|
32
|
32
|
32
|
|
|
معاونت دانشجويي و فرهنگي
|
109
|
109
|
109
|
41
|
41
|
39
|
|
|
دانشكدهها
|
حوزه آموزشي
|
32
|
32
|
32
|
14
|
14
|
14
|
|
حوزه اداري و مالي
|
48
|
48
|
42
|
20
|
15
|
15
|
|
|
حوزه پژوهشي
|
32
|
32
|
32
|
10
|
10
|
10
|
|
|
گروههاي آموزشي
|
14
|
14
|
0
|
8
|
0
|
0
|
|
4- وضعيت بهبود فرآيندهاي منتخب به تفکيک حوزهها مطابق با جدول زير ميباشد:
|
نام فرآيند منتخب
|
مراحل بهبودي فرآيندهاي منتخب
|
||||||
|
تهيه نقشه كامل فرآيند
|
تعيين شاخصهاي
تحليلي فرآيند |
آسيبشناسي فرآيند و جمعآوري دادهها
|
تجزيه و تحليل دادهها
|
تعيين اهداف بهبودي
|
تهيه مدل پيشنهادي بهبود
|
اجراي مدل بهبودي
|
|
|
اعزام اعضاي هيأت علمي به فرصت مطالعاتي
|
ü
|
ü
|
|||||
|
اعزام اعضاي هيأت علمي به مجامع علمي خارج از كشور
|
ü
|
||||||
|
ثبتنام و ارائه خدمات به دانشجويان ورودي جديد
|
ü
|
||||||
|
صدور مدارك موقت و دائم دانشآموختگي
|
ü
|
||||||
|
انتخاب كارمند نمونه دانشگاه و منتخب واحدها
|
ü
|
||||||
|
ارزشيابي دورهاي كاركنان، كارشناسان، سرپرستان و مديران
|
ü
|
||||||
|
تعميرات اساسي و نگهداري تاسيسات و ساختمانها
|
ü
|
||||||
|
انجام امور مربوط به قراردادهاي پژوهشي بيرون از دانشگاه
|
ü
|
||||||
|
تامين منابع كتابخانهاي
|
ü
|
ü
|
|||||
|
اسكان دانشجويان ورودي جديد
|
ü
|
ü
|
ü
|
||||
|
تغذيه
|
ü
|
||||||
|
فعاليتهاي آموزشي و پيشگيري از آسيبهاي رواني و اجتماعي
|
ü
|
ü
|
|||||
|
برنامهريزي آموزشي نيمسال تحصيلي
|
ü
|
||||||
|
خريد كالاهاي سرمايهاي و مصرفي
|
ü
|
||||||
|
تصويب طرحهاي پژوهشي شماره 1
|
ü
|
||||||
5- آموزش منابع انساني مطابق با دورههاي زير صورت گرفته است:
|
عنوان دوره
|
مدعوين
|
محتوا
|
تعداد دورهها
|
تعداد شركت كنندگان در هر دوره
|
طول دوره
(ساعت)
|
ميزان نفرساعت*
|
|
روش اجرايي پايش و اندازهگيري فرآيند
|
پايشگران فرآيند در:
· معاونت آموزشي و تحصيلات تكميلي
· معاونت اداري و مالي
· معاونت پژوهش و فناوري
· معاونت دانشجويي و فرهنگي
· معاونت آموزشي دانشكدهها
· معاونت پژوهشي دانشكدهها
|
· روند پيشرفت پروژه از ابتدا تاكنون
· تشريح اهداف پايش و اندازهگيري فرآيندها
· تشريح روش اجرايي پايش و اندازهگيري فرآيند
· تشريح شناسنامه فرآيند و فرم پايش فرآيند در كارگاه آموزشي
|
15
|
5
|
4
|
300
|
|
روش اجرايي پايش و اندازهگيري خدمت
|
پايشگران خدمت در:
· حوزه رياست
· معاونت آموزشي و تحصيلات تكميلي
· معاونت پژوهش و فناوري
· معاونت اداري و مالي
· معاونت دانشجويي و فرهنگي
· معاونت آموزشي دانشكدهها
· معاونت اداري و مالي دانشكدهها
· معاونت پژوهشي دانشكدهها
|
· روند پيشرفت پروژه از ابتدا تاكنون
· تشريح روش اجرايي پايش و اندازهگيري خدمت
· تشريح فرم پايش و اندازهگيري خدمت در كارگاه آموزشي
· توضيحات اقدام اصلاحي و اقدام پيشگيرانه
· جلسه کارگاهي عملي روش اجرايي پايش خدمت
|
8
|
6
|
4
|
192
|
|
آموزش دورهاي كارشناسان بهبود فرآيندها
|
كارشناسان بهبود فرآيندها
|
· آموزش پيادهسازي روش اجرايي پايش خدمت
· آموزش پيادهسازي روش اجرايي پايش فرآيند
· تشخيص سطوح فعاليت و فرآيند در سازمان
· آموزش تكميل شناسنامه فرآيند و تعيين شاخص
· آموزش روند بهبود فرآيندهاي موثر
· آموزش روش اجرايي بازنگري و اصلاح فرمها
|
25
|
10
|
4
|
1000
|
|
سومين دوره آموزشي پروژه مستندسازي و بهبود فرآيندها
|
اعضاي كميتههاي تخصصي بهبود در:
· حوزه رياست
· معاونت آموزشي و تحصيلات تكميلي
· معاونت اداري و مالي
· معاونت دانشجويي و فرهنگي
· معاونت طرح و برنامه
· معاونت آموزشي دانشكدهها
· معاونت اداري و مالي دانشكدهها
· معاونت پژوهشي دانشكدهها
|
· مفاهيم، عبارات و اصطلاحات استاندارد ISO9000-2000
· اصول مديريت كيفيت
· مدل مديريت كيفيت در استاندارد ISO9000-2000
· تشريح سيستم مديريت كيفيت در ارتباط با ساير سيستمهاي مديريتي
· نگرش فرآيندي در سيستم مديريت كيفيت
· نحوه تدوين نظامنامه، روشهاي اجرايي و دستورالعملهاي سيستم مديريت كيفيت
· تائيد كيفيت و سيستمهاي اعتباردهي
|
3
|
40
|
16
|
1920
|
|
مجموع
|
3412
|
|||||
· استقرار چرخه بهبود بهرهوري دانشگاه:
1- برگزاري جلسات آموزشي با اعضاي كميتههاي فرعي در خصوص نحوه استفاده از ابزارهاي تحليل.
2- دريافت نظرات اوليه كميتههاي فرعي در خصوص تحليل شاخصها.
3- تكميل نواقص مربوط به شناسنامه شاخصهاي بهرهوري دانشگاه.
4- تهيه شناسنامه شاخصهاي بهرهوري دانشگاه (داخلي).
5- ترسيم نمودارهاي توصيفي شاخصهاي مصوب نهايي (221 شاخص و براي هر شاخص 3 نمودار توصيفي).
6- تدوين فصل اول گزارش نهايي شامل كليات، ادبيات موضوع، روش تحقيق، تجزيه و تحليل نتايج و ارائه پيشنهادها.
· ارزيابي عملكرد:
§ ارزيابي عملكرد دانشگاه (بيروني):
1- گردآوري و تدوين اطلاعات مربوط به پرسشنامه وزندهي دادههاي شاخصهاي اختصاصي ارزيابي عملکرد دانشگاه در سال 1387 و ارسال آن به سازمان سنجش و آموزش كشور.
2- گردآوري و تدوين اطلاعات مربوط به شاخصهاي اختصاصي ارزيابي عملكرد دانشگاه در سال 1387 و ارسال آن به مؤسسه پژوهش و برنامهريزي آموزش عالي و سازمان سنجش و آموزش كشور.
3- گردآوري و تدوين اطلاعات و مستندات مربوط به شاخصهاي عمومي ارزيابي عملكرد سال 1387 (ويرايش اول، دوم و سوم) و ارسال نهايي آن در تاريخ 4/6/1388 به سازمان سنجش و آموزش كشور.
4- گردآوري و تدوين اطلاعات مربوط به شاخصهاي عمومي ارزيابي عملكرد سال 1387 و ارسال آن به استانداري خراسان رضوي.
5- برگزاري جلسهاي جهت ارائه مستندات لازم توسط واحدهاي دانشگاه در خصوص شاخصهاي عمومي ارزيابي عملكرد سال 1387 به ارزيابان استانداري در تاريخ 28/4/1388.
6- اصلاح و بهروز رساني نمودارهاي نتايج ارزيابي عملكرد شاخصهاي عمومي و اختصاصي جهت نمايش بر روي سايت معاونت با توجه به دريافت نتايج نهايي از استانداري خراسان رضوي در تاريخ 2/6/1388.
7- شركت در سومين كارگاه آموزشي ارزشيابي عملكرد دانشگاههاي کشور برگزار شده توسط سازمان سنجش و آموزش كشور.
§ ارزيابي عملكرد گروههاي آموزشي:
1- نهاييسازي شاخصهاي ارزيابي عملكرد گروههاي آموزشي پس از انجام مشاورههاي لازم.
2- تكميل اطلاعات مورد نياز و پر كردن خلاهاي اطلاعاتي موجود در بانك اطلاعاتي.
3- ارسال يك نسخه از اطلاعات خام (پردازش نشده) به مديران محترم گروههاي آموزشي براي اظهار نظر پيرامون صحت و سقم آن.
4- اعمال اصلاحات مورد نظر مديران گروهها در بانك اطلاعاتي.
5- تهيه نرم افزار مورد نياز پروژه.
6- ورود اطلاعات به نرمافزار و دريافت اولين نسخه خروجي.
7- تجزيه و تحليل خروجي نرمافزار و كشف اشتباهات موجود در بانك اطلاعاتي.
8- اصلاح بانك اطلاعاتي و آمادهسازي آن جهت محاسبات و تجزيه و تحليل نهايي.
9- تهيه بخشي از گزارش پروژه.
· تشكيلات دانشگاه:
1- تهيه و تنظيم شرح وظايف واحدهاي دانشگاه و انجام اصلاحات لازم.
2- تهيه و تنظيم نمودار سازماني جديد دانشگاه و ارسال آن براي معاونين دانشگاه به منظور بررسي و آمادگي ذهني براي طرح موضوع در جلسه هيات رئيسه.
3- بررسي درخواستهاي مربوط به تغيير پست سازماني افراد و تعيين پستسازماني براي افراد واجد شرايط براي طرح در كميته اجرايي طرح طبقهبندي مشاغل.
4- بررسي و كنترل صورتجلسات كميته اجرايي طرح طبقهبندي مشاغل به منظور انطباق آن با قوانين و مقررات مربوطه و اعلام موارد مغاير به كارشناس طبقهبندي مشاغل براي اصلاح آن.
5- اعمال تغيير پستهاي افراد در مجموعه مورد عمل تشكيلات پس از تصويب در كميته اجرايي طرح طبقهبندي مشاغل.
6- بررسي درخواستهاي مربوط به اصلاح عناوين پستهاي سازماني و تهيه پيشنهاد لازم براي طرح در هيات اجرايي تشكيلات و امور نيروي انساني غير هيات علمي.
7- به روز نگهداشتن مجموعه مورد عمل تشكيلات از طريق مراجعه به سيستم كارگزيني و اعلام موارد مغاير به كارشناس صدور احكام براي اصلاح آن.
8- نظارت و كنترل احكام صادره كارگزيني و اعلام موارد مغاير به كارشناس صدور احكام.
9- بررسي نسخههاي آبي نامههاي صادره براي كنترل موارد مربوط به تشكيلات و استخراج موارد مغاير.
10- انجام مكاتبات لازم با واحدهاي مربوطه در خصوص رعايت عناوين تشكيلاتي در مكاتبات اداري.
11-بررسي و كنترل ابلاغ هاي تعيين محل خدمت، بازنشستگي، انتصاب صادره توسط مديريت كارگزيني و رفاه و درج آن در مجموعه مورد عمل تشكيلات و اعلام مغايرتهاي تشكيلاتي به مديريت مذكور.
12-استخراج رشتههاي تحصيلي مربوط به هر شغل به منظور انطباق رشته تحصيلي با شغل و قراردادن آن روي سايت معاونت طرح و برنامه براي اطلاعرساني شفاف به همكاران دانشگاه.
13-بررسي دفترچههاي كنكور سراسري، كارداني به كارشناسي، كارشناسي ارشد و آگهيهاي پذيرش دانشجوي دوره دكتراي سالهاي 86، 87 و 88 به منظور استخراج رشتههاي تحصيلي فعال دانشگاه و انطباق آن با گروههاي آموزشي مصوب از بعد تشكيلاتي.
14-انجام مكاتبات لازم با دانشكدهها در خصوص رشتههاي تحصيلي فعال هر دانشكده و بررسي پاسخهاي دريافتي و پيگيري موارد لازم از گروههاي آموزشي.
15-تهيه و تنظيم جدولي حاوي 294 عنوان از رشتههاي تحصيلي فعال دانشگاه و ارايه آن به واحد آمار و اطلاعات به منظور استفاده از عناوين رشتههاي تحصيلي مذكور در بخش مربوط به گروههاي آموزشي در سالنامه آماري دانشگاه.
· نظام پيشنهادها:
كميته نظام پيشنهادها با برگزار نمودن 19 جلسه، 578 پيشنهاد را بررسي نموده است. از اين ميان 120 پيشنهاد براي ارزيابي ارسال شده كه به 33 پيشنهاد پاداش تعلق گرفته و 12 پيشنهاد نيز قابل اجرا تشخيص داده شده است. از ديگر فعاليتهاي اين بخش ميتوان به موارد زير اشاره نمود:
1- برگزاري دومين همايش نظام پيشنهادهاي دانشگاه فردوسي مشهد، اعطاي هديه و تقديرنامه به پيشنهاد دهندگان برتر سال 1387، صدور گواهي و ارسال هديه براي شركت كنندگان، بررسي فرمهاي نظرخواهي مربوط به همايش و تفكيك آنها در دو بخش انتقادها و پيشنهادها.
2- تصحيحات موردي سيستم مكانيزه پذيرش پيشنهادها.
3- استخراج نتايج لازم از پيشنهادهاي سال 87 به منظور تعيين پيشنهاد دهنده، داور و مدير برتر سال 1387
4- رسيدگي و امتيازدهي به درخواستهاي ارتقاء شغلي دريافت شده از همكاران.
5- تهيه بخشي از سالنامه نظام پيشنهادهاي سال 1386.
6- تهيه ليست كاملي از پيشنهادها و پيشنهاددهندگان سالهاي 1386 و 1387 با استفاده از نرم افزار اكسل.
7- تهيه فايل PDF از پيشنهادهاي سال هاي 1386 ، 1387 و نيمه اول سال 1388 به تفكيك حوزه جهت نمايش بر روي سايت طرح و برنامه.
8- تهيه ليستي كامل از داوريهاي (انجام گرفته/ انجام نگرفته/ واصل نشده) نيمه اول سال 1388 و تهيه نامه پيگيري.
· بودجه
1- تهيه، ارسال و دريافت ابلاغ موافقتنامه بودجه تفصيلي سال 1386 و اصلاحيه آن از وزارت علوم، تحقيقات و فناوري.
2- تهيه و ارسال موافقتنامههاي بودجه تفصيلي سال 1387 دانشگاه و هريك از واحدهاي تابعه جهت بررسي كارشناسي به وزارت علوم، تحقيقات و فناوري.
3- تهيه اصلاحيه موافقتنامه بودجه تفصيلي سال 1387 دانشگاه (يك موافقتنامه براي دانشگاه و واحدهاي تابعه) براي سازمان دارايي استان و تهيه آن (به صورت جداگانه براي دانشگاه و هريك از واحدهاي تابعه) براي ديوان محاسبات استان.
4- تهيه كليات موافقتنامه بودجه تفصيلي سال 1388 دانشگاه و واحدهاي تابعه جهت طرح و تصويب در كميسيون دائمي هيأت امناي دانشگاههاي منطقه شمال شرق كشور.
5- ابلاغ كتبي اعتبارات هزينهاي (به تفكيك برنامه) و تملك دارائيهاي سرمايهاي سال 1388 هر يك از واحدهاي تابعه دانشگاه به آنها.
6- ارسال اعتبار پيشنهادي براي طرحهاي ملي سال 1388 دانشگاه به وزارت علوم، تحقيقات و فناوري جهت ابلاغ.
7- تكميل و ارسال فرمهاي موافقتنامه اصلي تملك دارائيهاي سرمايهاي سال 1388 به معاونت برنامهريزي و نظارت راهبردي رئيسجمهور از طريق سامانه مبادله موافقتنامه جهت مبادله آن.
8- تهيه و اجراي مدل توزيع بودجه تعميرات اساسي و خريد تجهيزات و ماشينآلات با هدف افزايش سهم بودجه تجهيزات آزمايشگاهي و كارگاهي در سال 1388.
9- برگزاري 8 جلسه گروه بودجه به منظور اتخاذ تصميم در مورد نحوه تخصيص بهينه اعتبار به واحدها.
10-تهيه و ابلاغ تخصيصهاي ماهانه كليه واحدهاي دانشگاه اعم از معاونتها و دانشكدهها (فصل اول، ساير فصول و تعمير و تجهيز) به معاونت اداري و مالي طي مراحل ذيل:
* گردآوري درخواستهاي واصله از واحدها
* اولويتبندي درخواستها جهت تخصيص اعتبار
* ابلاغ تخصيص به معاونت اداري و مالي
* اطلاعرساني به واحد در خصوص موارد اختصاص يافته
11- تهيه گزارش منابع و مصارف دانشگاه به صورت ماهانه پس از انجام تخصيص هر ماه.
12-توزيع تخصيص اعتبار تملك دارائيهاي سرمايهاي سه ماهه اول و دوم سال 1388 دانشگاه و ارسال آن به اداره كل خزانه معاونت هزينه و خزانهداري كل كشور وزارت امور اقتصادي و دارايي و معاونت برنامهريزي و نظارت راهبردي رئيسجمهور و پيگيري جهت دريافت تخصيص.
13- ارسال اطلاعات مربوط به بازنشستگان سال 1388 دانشگاه به وزارت علوم، جهت دريافت اعتبار پاداش پايان خدمت.
14- شركت در كارگاههاي آموزشي با موضوع:
* سامانه مبادله موافقتنامه با همكاري وزارت علوم، تحقيقات و فناوري و معاونت برنامهريزي و نظارت راهبردي رئيسجمهور
* سومين كنفرانس بينالمللي بودجهريزي عملياتي
* حسابداري تعهدي
· آمار و اطلاعات:
16- تهيه ويرايش دوم سالنامه آماري سال 1386 دانشگاه.
17- جمعآوري و ثبت اطلاعات سالنامه 1387 دانشگاه.
18-تهيه گزارشات اطلاعاتي مربوط به دانشجويان جاري (نيمسال دوم 1388-1387)، دانشجويان خوابگاهي (سال تحصيلي 1388-1387)، اعضاي هيات علمي (تيرماه 1387) و كاركنان رسمي، پيماني، روزمزد بيمهاي و قرارداد مشخص (تير ماه 1387) براي تهيه سالنامه آماري سال 1388 دانشگاه.
19- همكاري و ارائه آمار مورد نياز به سازمانهاي دولتي شامل:
* موسسه پژوهش و برنامهريزي جهت تکميل فرآيند اتصال پرتال موسسه به بانکهاي اطلاعاتي دانشگاه
* هيات نظارت و ارزيابي فرهنگي و علمي شوراي انقلاب فرهنگي براي تكميل فرمهاي پورتال جمعآوري اطلاعات آن
* شهرداري مشهد جهت ساماندهي اطلاعات شهرستان مشهد
20- همكاري در تهيه آمار و اطلاعات با واحدهاي درون دانشگاه شامل:
* واحد ارزيابي عملكرد جهت استخراج و محاسبه شاخصهاي اختصاصي دانشگاه
* كميته ساماندهي نيروي انساني براي تهيه جداول و نمودارهاي لازم
· ساير كارهاي انجام شده:
1- انجام امور دبيرخانهاي و برگزاري يك جلسه فوقالعاده هيات امناء و يك جلسه كميسيون دائمي و مقدمات برگزاري يک جلسه هيأت امناء (انجام مكاتبات براي ابلاغ نوزدهمين جلسه هيات امنا به دانشگاههاي منطقه و ساير اعضاي جلسه و مصوبات آن برحسب موضوع به معاونين دانشگاه، تهيه و تنظيم صورتجلسه فوقالعاده هيات امنا و ابلاغ آن به دانشگاههاي منطقه، تشكيل پنج جلسه كارشناسي به منظور بررسي درخواستهاي ارسالي دانشگاههاي منطقه، انجام مكاتبات با دانشگاههاي منطقه به منظور پاسخدهي به درخواستهاي غير قابل طرح آنان، تهيه و تنظيم دستوركار جلسه كميسيون دايمي هيات امنا و ارسال آن به همراه دعوتنامه براي اعضاي جلسه، تهيه و تنظيم صورتجلسه كميسيون دايمي هيات امنا، آماده كردن دستوركار جلسه هيات امنا و پيگيري امور مربوطه از طريق مركز هياتهاي امنا و هياتهاي مميزه مركزي و دانشگاههاي منطقه).
2- انجام امور دبيرخانهاي جلسات هيات رئيسه دانشگاه شامل تنظيم صورتجلسات و ابلاغ آن به اعضاي جلسه، انجام مكاتبات براي ابلاغ مصوبات هيات رئيسه برحسب موضوع به معاونين دانشگاه، تهيه و تنظيم فهرست (برحسب زمان برگزاري و برحسب موضوع) براي مصوبات سال 1387 هيات رئيسه دانشگاه و تكثير شش نسخه از صورتجلسات سال 1387 هيات رئيسه دانشگاه براي تجليد و توزيع آن بين اعضاي جلسه.
3- انتقال واحد آموزش و بهسازي منابع انساني از معاونت اداري و مالي به معاونت طرح و برنامه.
4- تهيه و توزيع 2 شماره نشريه سامان (شماره33: برونسپاري و شماره 34: نظام جامع تضمين كيفيت) و 2 ويژهنامه آموزشي سامان (شماره 4: تقلب و شماره 5: چند نكته براي آمادگي تدريس در نيمسال آينده).
5- به روز رساني مستمر، بهسازي محتوا و ساختار سايت معاونت طرح و برنامه.
